Перейти к содержанию

Документы

В данном разделе

Работа Гидры основана на электронном документообороте. Взаимоотношения между субъектами — поставщиками и получателями услуг — регулируются с помощью договоров и приложений к ним. После того, как услуги и пакеты услуг, предоставляемые абонентам, были определены в номенклатуре, состав тарифных планов и стоимость входящих в них услуг задаются в специальных приложениях к договорам — приказах по ценам. Для более гибкой тарификации услуг в зависимости от времени могут быть использованы приказы по временным интервалам. Подробная информация о предоставляемых абонентам услугах и проданных им товарах, включая стоимость, содержится в актах начислений.

Журналы документов

В Гидре используются документы следующих типов:

Для документов каждого типа есть свой журнал, открыть который можно из меню Документы.

Создание нового документа

Создать документ можно следующими способами:

  • Нажать  рядом с соответствующим пунктом меню:

  • Открыть журнал документов соответствующего типа и нажать  Добавить:

Новому документу автоматически присваивается Номер в соответствии с настройками нумерации. При необходимости номер можно изменить, нажав  рядом с ним, или ввести вручную, нажав . В качестве даты документа по умолчанию используется текущая дата.

Заполните нужные поля (впоследствии вы сможете их отредактировать) и нажмите Добавить. Документ будет сохранен в состоянии Черновик.

Копирование документа

Вы можете создавать новые документы на основе уже существующих, используя кнопку  Копировать на форме редактирования конкретного документа.

Копирование документа

При нажатии данной кнопки откроется форма редактирования документа-копии. Документ-копия создается в состоянии Черновик, а в разделе Прочее у него указывается, с какого документа он был скопирован. Функция копирования доступна не для всех типов документов.

Информация о том, откуда был скопирован документ

Формы редактирования документов

Формы редактирования документов как правило состоят из заголовка, состава и дополнительной информации (кем и когда был создан документ и т. п.). Заголовок содержит информацию, общую для всех типов документов, а также специализированную информацию, характерную только для конкретного типа. Состав является специфическим для каждого типа документа.

Ниже приведен пример заголовка договора на оказание услуг:
Заголовок документа

У всех документов есть № документа и Дата. Также у большинства документов есть Схема документооборота, Состояние и Период.

  • Схема документооборота. В данном поле указывается схема документооборота, согласно которой документ существует в системе. Схема документооборота выбирается при создании документа и в дальнейшем не может быть изменена.

  • № документа. Это поле имеет такое же назначение, как и номер реального документа, например номер договора или счета-фактуры. Система имеет собственную схему нумерации документов. Обычно номер можно не задавать вручную — при создании документа он выдается автоматически.

  • Дата. В совокупности с номером является признаком, идентифицирующим документ (например, договор № А-07/10 от 19.12.2007 г.). При создании документа в системе в это поле автоматически проставляется текущая дата.

  • Состояние. Наряду с периодом, является одним из важнейших свойств документа (подробнее см. далее).

  • Период. Задает промежуток времени, для которого действует документ. Может быть закрытым (задана и дата начала, и дата окончания) или открытым (задана только одна из этих дат).

В разделе Субъекты учета выводятся роли субъектов, заданные в Схеме документооборота.

Аудит документов

Если у вас есть право Просмотр аудита из раздела Администрирование, на странице документа отображается вкладка Аудит. На ней можно смотреть историю изменений основных параметров документа (состояния, периода и т. п.), его состава, субъектов учета и дополнительных параметров. Нажмите  рядом с нужным разделом, выберите Период и нажмите Отобразить.

Состояние и период документа

Состояние документа определяет, какие действия c ним может выполнять Гидра или ее пользователь. Для каждого типа документов (за исключением Приказа по временным интервалам) в схеме документооборота задается набор возможных состояний и переходов между ними. Как правило, в него входят стандартные состояния Черновик, Актуален и Аннулирован.

  • Актуален — основное рабочее состояние документа. В большинстве случаев на происходящие в системе процессы влияют документы, находящиеся именно в этом состоянии, поэтому при редактировании актуальных документов, в частности, приказов по ценам, проявляйте особую осторожность. Перевод документа в состояние Актуален называется актуализацией документа.

  • Черновик — в этом состоянии документы создаются пользователями. Черновики можно редактировать без опасения, что они нарушат работу системы. Это единственное состояние, в котором документ может быть физически удален. После заполнения нужных полей и проверки, документ-черновик обычно актуализируют.

  • Аннулирован — состояние, использующееся для хранения ненужных и утративших силу документов, которые когда-то были актуальными. Перевод документа в это состояние называется аннулированием. Аннулированные документы нельзя редактировать (в том числе менять их состояние). Они никак не влияют на работу системы — для Гидры аннулирование документа эквивалентно его удалению. Как правило, аннулируют ошибочные документы.

    При аннулировании некоторых документов Гидра выполняет дополнительные действия. Например, при аннулировании договора на оказание услуг аннулируются его приложения и доп. соглашения, а также удаляются связанные с ними подписки на услуги; при аннулировании банковской выписки аннулируются созданные на ее основе платежные поручения и т. п.

Состояние документа не определяется периодом его действия. Например, приказ по ценам может быть Актуален не смотря на то, что его период действия уже истек или, наоборот, еще не наступил.

Не аннулируйте документы только потому, что их период действия закончился. Это может привести к серьезным ошибкам. Например, действовавший в прошлом приказ по ценам может понадобиться при тарификации услуг задним числом. Если он будет Аннулирован, Гидра не сможет корректно определить стоимость услуги. Ситуацию в данном конкретном примере можно исправить, создав копию аннулированного приказа и актуализировав ее, однако в других случаях решение может оказаться значительно более затратным или вовсе невозможным.

Массовая смена состояний документов

АСР «Гидра» позволяет менять состояния одновременно для нескольких документов. Это возможно сделать в пределах одного журнала (счета, договоры, приказы по ценам и так далее). Чаще всего массовая смена состояний требуется для работы со счетами.

Порядок действий при массовой смене состояний:

  1. Отметьте флагами нужные документы (флаг в шапке таблицы позволяет отметить все документы на странице),
  2. Если необходимо, нажмите на ссылку Выбрать все,

  3. Нажмите на кнопку Изменить состояние и в открывшемся окне выберите нужное, после чего нажмите на кнопку Изменить.