Выставление счетов

В данном разделе

• Создание счетов-фактур
• Корректировка сумм при формировании фактур
• Создание счетов-проформ
• Повторное выставление счетов

Смотрите также

• Акты начислений
• Акты предоставления скидок

Для формирования счетов используйте меню Обработки → Формирование счетов. Как правило, счета выставляются абонентам, у которых расчетный период привязан к началу месяца. Затем счета проверяются (в зависимости от количества все подряд или выборочно) и переводятся в актуальное состояние.

Если в процессе проверки обнаружились ошибки, в зависимости от ситуации вам может потребоваться: исправить приказы по ценам, выставить акты начислений задним числом или выполнить другие действия так, чтобы в актах появилась корректная информация о потребленных услугах. После этого переформируйте неправильные счета.

Готовые счета можно скачать из журнала в виде печатных форм или выгрузить в бухгалтерскую систему, например, «1С.Предприятие».

Бесплатные услуги не включаются в состав счетов.

Создание счетов-фактур

Архивированные акты начислений не учитываются при формировании счетов.

В Режиме формирования выберите Фактуры.

Задайте параметры формирования фактур:

• Период — период времени, за который выставляются фактуры. В счета будут включены услуги из актов начислений, период действия которых пересекается с данным периодом. Как правило, указывается прошедший месяц.

• Фирма и Счет фирмы — фирма, предоставляющая услуги, и ее счет. Базовый субъект фирмы (юридическое лицо) и указанный счет записываются в роль Поставщик сформированных фактур. Счет фирмы заполнять необязательно.

• Договор — фильтр по договору, в рамках которого предоставлялись услуги. Если указан договор на оказание услуг, в счета будут включены услуги, оказанные непосредственно по нему, а также по его приложениям и доп. соглашениям. Если выбран базовый договор — услуги по связанным с ним договорам на оказание услуг, их приложениям и доп. соглашениям.

• Дата счетов — дата, по которой идентифицируется счет при оплате и других действиях (например, Cчет № 6287 от 31.11.2019 г.). Обычно указывается конкретная дата (например, последнее число прошедшего месяца), которая применяется ко всем счетам.

  Или вы можете установить флаг Дата окончания актов начислений, тогда датой каждого счета будет дата окончания последнего из актов начислений, использованных для его формирования.

• Тип базового субъекта — фильтр по юридическим лицам и физическим лицам. Прочерк означает, что счета будут выставлены как физическим, так и юридическим лицам. Используйте прочерк, чтобы сформировать счета одновременно для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые являются физическими лицами.

• Группа абонентов — укажите группы абонентов, для которых формируются счета.

• Абонент — при необходимости, выберите конкретного абонента, которому необходимо выставить счет (например, в случае повторного выставления из-за обнаруженной ошибки).

• Услуга — фильтр по услугам, которые должны быть включены в счета. Вы можете выбрать позицию или группу позиций из разделов Услуги или Пакеты услуг номенклатуры.

  Если указан пакет услуг, в счет будет включена стоимость как самого пакета, так и входящих в него услуг. Если выбрана группа пакетов, счета сформируются по всем тарифам, которые в номенклатуре находятся в заданной группе. Услуги в составе этих пакетов также попадут в счета.

  Чтобы сформировать счета только со стоимостью самих тарифных планов (без входящих в них услуг), используйте параметр Исключить доп. услуги за период.

  Если указана позиция из раздела Услуги, счета будут выставлены только тем абонентам, которым эта услуга оказывается самостоятельно, т.е. не в составе пакета услуг. Аналогично, если выбрана группа из раздела Услуги, будут сформированы счета по тем услугам из этой группы, которые оказываются без привязки к тарифному плану.

• Исключить доп. услуги за период — период времени, стоимость дополнительных услуг за который, т. е. услуг, входящих в состав тарифных планов, не будет включена в счета. Используется, когда абонентская плата взимается с абонента в начале расчетного периода, а оплата дополнительных услуг (перерасход телефонного или интернет-трафика и т. д.) производится по окончании расчетного периода.

• Состояние актов начислений — состояние актов, по которым формируются счета. Если счет выставляется по окончании расчетного периода, следует учитывать только выполненные акты. Если же счета выставляются в начале расчетного периода, используйте актуальные акты начислений. Прочерк означает, что при формировании счетов будут учтены как актуальные, так и выполненные акты.

• Единица измерения — выбранная единица измерения будет фигурировать в счетах для тех услуг, в настройках которых единица измерения не указана. Как правило, это относится к тарифным планам, для которых в номенклатуре указывается безразмерная величина, а в счете они измеряются в штуках или месяцах.

• Отдельные счета для каждого договора — если флаг установлен, по каждому договору на оказание услуг формируется отдельный счет. Если снят и услуги оказывались абоненту по нескольким договорам, информация по всем услугам попадает в один счет.

• Отдельные строки в составе для каждого оборудования — если флаг установлен и услуги предоставлялись абоненту на разном оборудовании (например, услуги телефонии на нескольких телефонных номерах), для каждого оборудования в составе счета будет отдельная строка. Если снят, количество строк в составе счета для одной услуги не будет зависеть от того, на скольких оборудованиях она оказывалась. В составе счетов столбец Оборудование заполняется только при установленном флаге Отдельные строки в составе для каждого оборудования.

• Отдельные строки в составе для каждого акта предоставления скидки — если флаг установлен и услуги оказывались со скидкой, для каждого акта предоставления скидки в счете будет отдельная строка (даже если скидка предоставлялась на одну и ту же услугу и в одинаковом размере).

• Учитывать проформы при выставлении фактур — если флаг установлен, в создаваемые фактуры не будут включены услуги, по которым существуют проформы за тот же период.

• Отдельные счета для каждого оборудования — если флаг установлен, для каждого абонентского оборудования, на котором оказывались услуги, сформируется свой счет. Флаг можно установить, если установлен флаг Отдельные строки в составе для каждого оборудования.

• Только для лицевых счетов с отрицательным балансом — флаг, позволяющий формировать счета только для абонентов с отрицательным балансом. Если у абонента несколько лицевых счетов, учитывается их суммарный баланс.

• Теги — теги, которые будут проставлены сформированным счетам. В дальнейшем эти теги можно использовать, например, для поиска нужных счетов в журнале.

Нажмите Сформировать. В разделе Результат формирования отобразятся счета, выставленные согласно указанным параметрам.

Корректировка сумм при формировании фактур

Если счет формируется по нескольким актам начислений, возможна ситуация, когда суммарная стоимость услуги, вычисленная по актам, не совпадет со стоимостью услуги в счете. В этом случае Гидра корректирует начисления в одном из актов, чтобы суммарная стоимость по актам сравнялась с суммой в счете.

Способ корректировки зависит от методики расчета стоимости услуги, указанной в приказе по ценам. Если выбрана методика От цены без налогов, в актах не меняются суммы без налогов, но могут незначительно измениться суммы с налогами или суммы налогов. Если указана методика От цены с налогами, без изменения в актах остаются суммы с налогами, однако могут скорректироваться суммы без налогов или суммы налогов.

Допустим, в прошлом месяце абоненту оказывалась услуга Безлимит 200 на четырех разных оборудованиях. За месяц абоненту выставлено четыре акта начислений. Стоимость услуги в каждом акте одинаковая. В приказе по ценам задана ставка налога 13 %, методика расчета От цены без налогов и правило округления стоимости Математическое до двух знаков.

Итоговая сумма в акте начислений вычисляется как сумма без налогов плюс сумма налогов. Сумма налогов равна 199,9*0,13 = 25,99 ₽, следовательно, сумма с налогами — 199,90 + 25,99 = 225,89 ₽.

При формировании счета вычисляется суммарная стоимость услуги без налогов: 199,94 = 799,6 ₽. По ней в соответствии с заданной ставкой определяется сумма налогов: 799,60,13 = 103,95 ₽. Сумма с налогами при этом равна 799,6 + 103,95 = 903,55 ₽.

В результате счет выглядит следующим образом:

Если сложить суммы с налогами и суммы налогов в актах начислений, получим: 225,894 = 903,56 ₽ и 25,994 =103,96 ₽. Получается, что итоговые сумма с налогами и сумма налогов по актам больше аналогичных сумм в счете на 1 копейку. Это означает, что по данному счету абонент заплатит на 1 копейку меньше, чем было списано с его лицевого счета. В результате баланс абонента может стать отрицательным, а абонент — лишиться доступа к услугам.

Чтобы не допустить такой ситуации, Гидра уменьшит сумму с налогами и сумму налогов в одном из актов на 1 копейку, чтобы итоговые суммы по актам начислений совпали с суммами в счете.

Создание счетов-проформ

Для формирования счетов-проформ в поле Режим формирования выберите Проформы.

Параметры, используемые при формировании проформ, аналогичны тем, что используются при выставлении фактур. Основное отличие заключается в том, что в качестве периода формирования указывается не прошедший расчетный период, а будущий, при этом данные по услугам берутся не из актов начислений, а из подписок абонентов на услуги.

Повторное выставление счетов

В процессе формирования счетов Гидра анализирует, не были ли ранее уже выставлены счета за указанный период времени по данным услугам и товарам. Если такие счета были, то новые счета по этим услугам и товарам не формируются.

Бывает, что из-за неверной информации в актах начислений некоторые услуги и товары по ошибке включаются в счет не в полном объеме или совсем не попадают в него. В этом случае необходимо устранить несоответствия в актах, после чего использовать один из двух следующих способов корректировки счетов:

• если ранее выставленный счет является неполным, т. е. в нем отсутствуют некоторые товары и услуги, после внесения изменений в акты начислений задайте в настройках формирования счетов те же параметры, что и для предыдущего счета, и повторно запустите процедуру формирования счетов — будет выставлен новый счет, дополняющий предыдущий;

• найдите ранее выставленный счет в журнале счетов и удалите (если это черновик) или аннулируйте его, после чего сформируйте новый счет, полностью заменяющий старый.